Source d'information de référence sur les médicaments à l'usage de toute la chaîne de distribution pharmaceutique

Référentiel CIP

La base produit CIP recense toutes les présentations des spécialités médicales  pouvant être mises sur le marché en France.

Actuellement, 18000 présentations sont commercialisées.

  • Un outil de recherche et de gestion des données intégrant des fonctions de personnalisations et d’alertes.
  • Des « fiches produit » contenant toutes les informations nécessaires aux échanges interprofessionnels : descriptives, réglementaires, logistiques, commerciales et conditions d’utilisation.
  • Des données actualisées quotidiennement à partir de sources officielles et de sources laboratoires.
  • Un service associé pour fiabiliser, sécuriser et optimiser les échanges interprofessionnels : « la fiche produit dématérialisée ».

A partir de la base produit CIP et sous contrôle des laboratoires, les fiches produits peuvent être diffusées aux répartiteurs par voie électronique.

 

Pour accéder au référenciel CIP : www.cipclub.org

Code Identifiant de Présentation

Le code CIP a été adopté par le Ministère de la Santé comme numéro d’Autorisation de Mise sur le Marché (AMM). Une convention a été signée entre le CIP et l’AFSSAPS.

Il est utilisé dans les normes d’échanges entre les officines et l’assurance maladie.

 

 

Pourquoi ?

Cette normalisation a tout naturellement permis aux partenaires d’utiliser un langage commun.

  • Elle est essentielle à la gestion des flux d’informations et de produits échangés entre les partenaires
  • Elle permet le développement des Echanges de Données Informatisées (EDI), instrument de communication essentiel au service des relations entre les différentes branches du secteur du médicament
  • Elle facilite l’élaboration de statistiques.En identifiant sans équivoque un produit, le code CIP (en ville et à l’hôpital) et le code UCD (à l’hôpital) sont des éléments clé des systèmes d’information et de tous les échanges client-fournisseur. Ils contribuent à la fluidité et à la fiabilité des échanges interprofessionnels.Leurs utilisations sont multiples à tous les stades de la chaîne de distribution et de dispensation du médicament, à la ville et à l’hôpital.

 

Les règles de codification

Un code CIP identifie une présentation et une seule, définie par les éléments suivants :

–       Sa dénomination (nom de marque ou DCI+laboratoire)

–       Sa forme galénique

–       Son dosage

–       Son conditionnement

–       La contenance du conditionnement

 

Exemple :       CODETHERA

Solution injectable en seringue pré-remplie

50 mcg/ml

Seringue 1 ml

Boîte de 30

 

Toute modification de l’un des éléments identifiant une présentation et une unité commune de dispensation doit entraîner un changement de code CIP et UCD. La seule exception concerne les générique DCI pour lesquels le nom du laboratoire fait partie de la dénomination. Dans ce cas, lors d’un changement de laboratoire, le code CIP n’est pas modifié.

En toute logique, ce principe de codification a été étendu aux autres produits de santé dont la vente est autorisée en officine. Leur codification est gérée par l’Association ACL.

 

Comment ?

Au départ à 7 caractères numériques, le code CIP est aujourd’hui remplacé par un code numérique à 13 caractères (cf. Avis aux titulaires d’autorisation de mise sur le marché de médicaments à usage humain et aux pharmaciens responsables des établissements pharmaceutiques mentionnées à l’article R5124-2 CSP, paru au JO du 16 mars 2007).

Le CIP gère et met à disposition de ses adhérents la table de correspondance CIP7/CIP13.

Les codes n’ont aucune signification analytique (hormis l’existence de tranches de codification pour les CIP7 – voir les tranches de codes 7).

Le code CIP est l’identifiant unique des présentations de médicaments.

Le code CIP13 encapsule le code CIP7.

C’est un code GTIN de structure internationale, un accord entre le CIP et GS1 réservant le préfixe 3400 à la codification des médicaments.

Le CIP gère et met à disposition de ses adhérents la table de correspondance CIP/UCD avec la quantité d’UCD par CIP.

 

Pour accéder au référenciel CIP : www.cipclub.org

Référentiel UCD

Actuellement, la base produit UCD contient plus de 14000 présentations commercialisées.

A partir de la base produit UCD et sous contrôle des laboratoires, les fiches produits peuvent être diffusées aux établissements de santé.

Unité Commune de Dispensation

Le code UCD caractérise la plus petite unité intègre utilisée pour la dispensation des médicaments dans les établissements de santé.

En identifiant sans équivoque un produit, le code UCD est un élément clé des systèmes d’information et de tous les échanges client-fournisseur. Il contribue à la fluidité et à la fiabilité des échanges interprofessionnels.

Dématérialisation de données

Le Club Inter-pharmaceutique met à disposition de ses adhérents un service de diffusion express des informations produits, des laboratoires vers leurs partenaires.

Un outil simple et sécurisé :

  • Des données fiables, structurées, à jour et accessibles en permanence
  • Un envoi normé, unique, systématique et  sécurisé
  • La traçabilité des messages

 

Gérées dans la base produits CIP, les fiches produits décrivant chaque présentation de médicament, sont initiées par le CIP en fonction des informations transmises par l’ANSM. Le CIP complète et met à jour les données descriptives et règlementaires à partir de sources officielles et laboratoires.

En accédant au site www.cipclub.org, les laboratoires complètent et mettent à jour les données logistiques, commerciales et les conditions d’utilisation concernant leurs produits.

Certaines données sont à diffusion restreinte, destinées uniquement aux répartiteurs. D’autres sont à diffusion publique, accessibles sur le site à tous les adhérents et partenaires autorisés, après commercialisation de la présentation.

L’ensemble des données est placé sous la responsabilité des laboratoires qui restent maîtres des données et de leur date de diffusion.

Un besoin pour tous les acteurs

La parfaite maîtrise des informations produits et leur transmission fiable et sécurisée dans les systèmes d’information sont indispensables aux échanges et transactions entre tous les acteurs de la chaîne de distribution pharmaceutique.

Dans le cadre de la mission de normalisation des échanges interprofessionnels du CIP/ACL, les acteurs du circuit de distribution des médicaments et des produits de santé, ont défini les informations utiles à l’exploitation des produits dans la chaîne de distribution pharmaceutique.

A partir d’une seule source, les fiches produits complétées et validées par les laboratoires/fournisseurs sont diffusées quotidiennement sous forme dématérialisée. Ce qui garantie la fiabilisation, sécurisation et optimisation de la communication des informations produits.

Le CIP met à disposition de ses adhérents les services :

  • Catalogue électronique 

Le catalogue électronique CIP a pour objectif de faciliter l’extraction des données contenues des enjeux stratégiques des laboratoires dans la maîtrise de leurs informations.

 

  • Catalogue électronique UCD

Le catalogue électronique UCD a pour objectif de faciliter, sécuriser et automatiser l’échange d’informations produits entre les laboratoires et les établissements de santé, notamment dans le cadre de la réponse dématérialisée aux appels d’offres des marchés publics.

 

Description du format du catalogue électronique

L’extraction des catalogues électroniques CIP – UCD sont au format .xlsx. Elle contient tous les champs qu’ils soient remplis ou non d’une donnée validée

Les données extraites proviennent des bases produits CIP et UCD.

Il appartient aux laboratoires de compléter et valider les fiches produit CIP et UCD sur le site www.cipclub.org.

Standardisation

Chaque année, plus de dix millions de lignes articles sont échangées entre les laboratoires et les répartiteurs, et près d’un milliard entre les répartiteurs et les officines.

La multiplicité des échanges, la diversité des acteurs et l’hétérogénéité des supports ont nécessité la recherche d’un langage commun aboutissant à la définition de procédures et de documents standardisés : la normalisation.

Cette normalisation concerne tous les aspects opérationnels de la chaîne de distribution du médicament. Elle participe à l’amélioration de la qualité et de la productivité dans la gestion quotidienne des échanges.

Issus des travaux des groupes projets interprofessionnels, les documents de normalisation du CIP répondent aux besoins des partenaires de la chaîne de distribution pharmaceutique. Ils décrivent des recommandations, des procédures et des formulaires standardisés.

Actualisés régulièrement, ils sont publiés sur le site dans la rubrique « Documents » au format des Cahiers CIP/ACL.

Les thèmes de ces Cahiers concernent notamment la codification, la mise en œuvre de la traçabilité, les échanges commerciaux et logistiques, la dématérialisation. Ils sont adaptés aux spécificités des circuits ville ou hôpital.

L’annuaire de la distribution pharmaceutique

L’annuaire de la distribution pharmaceutique recense l’ensemble des interlocuteurs et leur fonction, pour tous les partenaires :

  • Laboratoires
  • Dépositaires
  • Répartiteurs
  • Distributeurs en gros à l’exportation
  • Centrales d’achat

Un outil simple et pratique participant à l’optimisation des relations interprofessionnelles quotidiennes.

 

L’annuaire des établissements de santé dotés d’une Pharmacie à Usage Intérieur

Cet annuaire liste les établissements de santé ainsi que les noms des pharmaciens gérants avec leur numéro d’inscription à la section D ou H de l’Ordre National des Pharmaciens.

Chaque établissement de santé est identifié par un code créé et géré par le Club Inter Pharmaceutique : le code établissement de santé.

L’annuaire des points de vente

Cet annuaire liste les officines, les établissements de santé, les pharmacies mutualistes, les caisses des mines, les propharmaciens, les sociétés de parapharmacie, orthopédie, matériel médical, les groupements de pharmaciens.

Chaque point de vente est identifié par un code géré par le Club Inter Pharmaceutique : le code point de vente.

La gestion des codes

Le Club Inter Pharmaceutique gère des codes identifiant les points de vente et les établissements de santé.

Ces codes permettent d’identifier les entités qui transmettent les commandes et réceptionnent les produits.

A la liste des établissements de santé est associé le numéro d’inscription à l’ordre national des pharmaciens permettant au fournisseur de s’assurer de la légitimité réglementaire de la commande et de la livraison.

Assistance et formation

Le Club Inter Pharmaceutique met à votre disposition :

  • Un accompagnement personnalisé par une équipe d’experts dans le domaine du médicament;
  • Une écoute à vos questions sur le fonctionnement du référentiel produits;
  • Des formations adaptées à chaque secteur de la chaîne pharmaceutique.

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FICHES PRODUITS DÉMATÉRIALISÉES
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RÉFÉRENCES DANS LA BASE
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RÉUNIONS DES GROUPES PROJETS ORGANISÉES
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ADHÉRENTS MEMBRES AU CIP